Кызылординские вести

Одна из важных задач архивов - обеспечение ретроспективной информацией государственные органы и граждан. Обратившись, люди могут получить архивную справку о трудовом стаже, заработной плате, учебе, награждениях, об имущественных правах и по многим другим вопросам.

Немалое число запросов связано с многочисленными изменениями территориального характера, переименованиями административных единиц, предприятий и учреждений. Архивные справки помогают обеспечить социальные гарантии, отвечают на вопросы, происходившие в далеком прошлом. Ни один запрос кызылординцев в областной архив не остается без внимания.

Еще совсем недавно справку по архивным документам можно было получить только через почтовую связь или при непосредственном обращении в архив. Сегодня жители Казахстана могут легко заказать архивную справку через интернет, воспользовавшись любым электронным устройством: персональным компьютером, телефоном или планшетом. Столь современное взаимодействие обеспечивает единый портал электронного правительства Республики Казахстан. В числе нескольких сотен услуг, оказываемых нашим гражданам этим мегасайтом, есть и услуга «Выдача архивных справок». Удобства электронных обращений очевидны - минимизируется время доставки запроса, сокращаются материальные затраты заявителей, обратиться можно в любое время суток, не взирая на праздничные и выходные дни. Немаловажно и то, что коррупционные риски при данном способе обращений практически исключаются.

Популярность электронной услуги год от года растет. Первое время в облгосархиве запросы через портал электронного правительства были редкостью, теперь же они составляют половину из числа обращений по государственной услуге.

Исполнение запросов - дело ответственное, ведь оно связано с интересами людей и государственных органов, и очень кропотливое - поскольку документы хранятся на бумажных носителях. Для поиска необходимых сведений приходится перелистывать сотни, а иногда и тысячи страниц, это требует больших временных затрат. Перед архивом сегодня стоит задача на основе новых информационных технологий оптимизировать поисковую работу. Конечно же, оцифровать огромное количество документов - дело не одного дня и даже не ближайших нескольких лет. Но определенные сдвиги уже есть: архив оснащен современной оргтехникой, ведется автоматизированный учет
фондов.

Как рассказала руководитель государственного архива Нагима Куанышева, облгосархив один из первых в республике в 2010 году начал создавать электронную версию. Проект «Электронный архив» реализуется в рамках программы «Электронное правительство», направлен на быстрое и качественное оказание госуслуг. Сейчас архивные документы, хранившиеся на бумажных носителях, представлены в электронном виде, и все желающие получают архивные сведения через компьютер. В нынешнем году от физических и юридических лиц в областные, городские, районные архивы поступило 14146 запросов, из них через некоммерческое акционерное общество «Государственная корпорация «Правительство для граждан» – 470, через портал электронного правительства – 12561, в архивные учреждения – 1115 запросов. Все они были своевременно удовлетворены. Из стран СНГ поступило 475 запросов, из которых были решены положительно 321.

Работа с хранением документов – ответственное дело. Требуются специальные условия хранения. К примеру, для бумаги поддерживают температуру 17-19 градусов при влажности 50-55 процентов. Для обеспыливания книг есть автоматическое оборудование «Depulvera». Особо ценные документы хранятся отдельно.

В информационно-технологическом отделе проходит цифровизация документов. Сейчас архивные документы, хранившиеся на бумажных носителях, представлены в электронном виде. Все желающие имеют возможность получить архивные сведения через компьютер. На сегодня по области в цифровой формат переведены 1806871 лист из 16944 единиц хранения. Всего переведено в цифровой формат 15 миллионов 106 тысяч 495 листов архивных документов из 121013 дел.

Необходимая информация для получения архивных справок размещена в разделе «Государственные услуги». Для обеспечения мониторинга работы по обращениям действует электронная база «Е-акимат», которая позволяет в удаленном доступе обеспечить прозрачность хода исполнения запросов, начиная от их поступления и заканчивая конечным результатом, а также контролирует сроки их исполнения. Вопросы информатизации архивной отрасли сейчас актуальны как никогда: ведь республика работает над реализацией государственного проекта «Информационный Казахстан». В архивной сфере предполагается создание единой системы электронных архивов, которая позволит через интернет получить доступ к любому виду архивных документов Национального архивного фонда и документов по личному составу. Работа по переводу деятельности в современный информационный формат сейчас и в будущем останется приоритетом и для развития архивной отрасли области.